La apostilla es un certificado que acredita la autenticidad de la firma y el cargo del funcionario que emitió un documento público. Con ella, ese documento es reconocido automáticamente en cualquier otro país miembro del Convenio de La Haya de 1961, sin necesidad de legalización consular.
Dicho simple: es lo que convierte un documento guatemalteco en un documento que Estados Unidos, España o Canadá aceptarán, y viceversa.
Guatemala y el Convenio de La Haya
Guatemala ratificó el Convenio de La Haya mediante el Decreto 1-2016, con vigencia desde el 18 de septiembre de 2017. La autoridad competente para emitir apostillas en el país es el Ministerio de Relaciones Exteriores (MINEX).
Desde 2021, el MINEX opera un sistema de apostilla electrónica en línea, lo que agilizó considerablemente el trámite.
Cuándo necesita una apostilla
Documentos guatemaltecos para usar en el extranjero
- Certificaciones de nacimiento, matrimonio o defunción del RENAP
- Títulos académicos y certificaciones de estudios
- Antecedentes penales y policíacos
- Escrituras públicas y poderes notariales
- Certificaciones del Registro Mercantil
Documentos extranjeros para usar en Guatemala
- Poderes notariales otorgados ante un notary public en EE.UU.
- Actas de nacimiento de hijos nacidos en el extranjero
- Sentencias de divorcio dictadas fuera de Guatemala
- Certificados de matrimonio celebrados en otro país
Cómo se apostilla un documento guatemalteco
- Obtenga el documento original emitido por la institución correspondiente, con firma y sello legibles.
- Ingrese al sistema en línea del MINEX y cree una cuenta con su DPI si es la primera vez.
- Genere la solicitud indicando el documento y el país de destino.
- Realice el pago de la tasa correspondiente y conserve el comprobante.
- Reciba la apostilla, ya sea de forma electrónica con código de verificación o presencialmente en las oficinas del MINEX.
Los costos y los pasos exactos del trámite cambian con cierta frecuencia. Consulte la página oficial del MINEX (minex.gob.gt) para confirmar la información vigente antes de hacer cualquier pago.
Si el país de destino no es miembro del Convenio
La apostilla solo funciona entre países signatarios. Si el documento va a un país que no forma parte del Convenio de La Haya, el camino es la legalización consular: un procedimiento por etapas ante el MINEX y luego ante el consulado del país de destino.
Errores frecuentes
- Apostillar una fotocopia. Debe apostillarse el documento original o una certificación notarial válida, según el caso.
- Documentos vencidos. Muchas instituciones exigen certificaciones con menos de seis meses de emisión. Apostillar un documento viejo es perder el trámite.
- No verificar el idioma. Algunos países exigen traducción jurada además de la apostilla.
- Apostillar antes de tiempo. Si el documento cambiará o se emitirá de nuevo, espere a tener la versión definitiva.
Preguntas frecuentes
¿Qué es exactamente una apostilla?
¿Desde cuándo Guatemala emite apostillas?
¿Puedo apostillar una fotocopia?
¿Qué hago si el país de destino no pertenece al Convenio?
Lic. Sergio Alvarez
Abogado y Notario colegiado en Guatemala. LL.M. en Finanzas y MBA por la
Universidad Francisco Marroquín, Master in Management por Tulane University.
Conocer más sobre el autor
Este artículo tiene fines informativos y no constituye asesoría legal para un caso concreto. La legislación y los procedimientos administrativos pueden cambiar. Antes de tomar decisiones, consulte con un abogado colegiado que analice su situación particular.